Система автоматизации учета рабочего времени "Инспектор трудовой дисциплины. Предприятие" представляет собой программный комплекс анализа трудовой дисциплины сотрудников предприятия и анализа использования и учета рабочего времени. Система осуществляет анализ данных о проходах сотрудников, собранный системой контроля и управления доступом (СКУД) "Кодос". Система применяется для автоматизации учета рабочего времени для средних и крупных предприятий (без ограничения по числу сотрудников).

Система обеспечивает:

• Организацию работы табельщиков и табельного бюро предприятия. Централизованное управление табельщиками в подразделениях и контроль за работой табельщиков.
• Планирование рабочих графиков сотрудников. Система предоставляет возможность построения индивидуального рабочего графика каждому сотруднику на каждый рабочий день. Обеспечивает построение сменых графиков с произвольной цикличностью.
• Учет сверхурочных работ. Программа не начисляет сверхурочные автоматически при превышении сотрудником интервалов раннего прихода и позднего ухода. Для начисления сверхурочных часов необходимо их оформление конкретному сотруднику. Программа использует три типа сверхурочных работ:
  • работа в выходной (при нулевом графике на учетную дату);
  • до начала рабочего дня;
  • после окончания рабочего дня.
• Оформление и учет увольнительных записок. Увольнительные записки применяются для оформления санкционированного отсутствия сотрудника на рабочем месте с указанием причины. Сотрудник с оформленной увольнительной не является нарушителем трудовой дисциплины, а время отсутствия по увольнительной в зависимости от типа (оплачиваемая или неоплачиваемая) не уменьшает или уменьшает отработанное время сотрудника.
• Формирование набора отчетов и табелей о состоянии трудовой дисциплины, дисциплинарных нарушениях, использовании рабочего времени в подразделениях, табелей учета рабочего времени различнных форм, включая стандартизованную Форму Т-13.
• Формирование отчетов о фактическом времени пребывания сотрудников на рабочих местах (учет присутствия).
• Взаимодействие с системой кадрового учета предприятия, синхронизацию баз данных системы управления предприятием (персоналом) и системы контроля и управления доступом "Кодос" для обеспечения полной интеграции систем безопасности и автоматизации учета рабочего времени в существующую систему управления предприятием.
• Возможность экспорта расчитанных табельных данных в существующие системы начисления заработной платы.

Учет рабочего времени осуществляется только при условии, что все устройства в системе контроля доступа (двери, турникеты, шлагбаумы и т.д.) оснащены считывателями, иными словами вход и выход (въезд и выезд) осуществляется при помощи кодоносителей (карты, ключи, брелки).

Для интеграции системы безопасности "Кодос" и системы автоматизации учета рабочего времени "Инспектор трудовой дисциплины" в системы управления предприятием организуется взаимодействие с существующими на предприятиях системами кадрового учета.

Также организуется синхронизация баз данных системы управления предприятием (персоналом) и системы контроля и управления доступом «Кодос». При этом отпадает необходимость обязательного сопровождения информации о кадровых перемещениях сотрудников в различных базах данных (кадры, СКУД, УРВ).

Мы обеспечиваем интеграцию со всеми существующими системами учета кадров предприятия (стандартными и нестандартными).

Состав системы:

• модуль синхронизации с существующей системой кадрового учета предприятия;
• автоматизированные рабочие места табельщиков;
• автоматизированные рабочие места специалистов отдела труда и заработной платы;
• автоматизированные рабочие места специалистов отдела кадров (функции анализа трудовой дисциплины).

Интеграция систем контроля доступа и автоматизации учета рабочего времени обеспечивается посредством модуля синхронизации, входящего в состав программы «Инспектор трудовой дисциплины. Предприятие».

Основные функции:

• организация работы табельщиков и табельных бюро предприятия, централизованное управление табельщиками в подразделениях и контроль за работой табельщиков;
• составление рабочих графиков сотрудников или групп сотрудников с учетом возможных отклонений от графика - допустимого времени опоздания, отсутствия на рабочем месте, ухода с работы раньше времени. Графики могут быть как общими, так и индивидуальными, поддерживаются произвольные варианты сменных и суточных графиков. Развитые средства управления рабочими графиками;
• расчет времени отработанного сотрудниками предприятия в соответствии с графиком и учетом индивидуальных отклонений от графика, формирование по результатам расчета табелей учета рабочего времени и отчетов об отработанном времени за указанный период;
• расчет и проверка месячной нормы рабочего времени для каждого сотрудника;
• ведение базы отсутствия по уважительным причинам, с указанием уважительной причины и срока отсутствия для каждого сотрудника. Данные об уважительных причинах отсутствия учитываются при составлении табелей и отчетов;
• учет количества времени, отработанного сотрудниками вне установленного рабочего графика - сверхурочные, ночные, работа в выходные и праздничные дни;
• формирование отчетов о нарушениях трудовой дисциплины по видам нарушений (опоздания, отсутствие на рабочем месте больше допустимого, уходы с работы раньше, прогулы, выходы вне своей рабочей смены);
• автоматическое формирование отчетов о нарушителях трудовой дисциплины в указанной группе подразделений за прошедший день;
• представление всех отчетов, формируемых системой, в виде таблиц MS Excel;
• взаимодействие с системой кадрового учета предприятия, синхронизация баз данных системы управления предприятием (персоналом) и системы контроля и управления доступом "Кодос" для обеспечения полной интеграции систем безопасности и автоматизации учета рабочего времени в существующую систему управления предприятием;
• возможность экспорта расчитанных табельных данных в существующие системы начисления заработной платы.

Взаимодействие с системами учета кадров

Модуль синхронизации обеспечивает:

• Проверку соответствия штатной структуры предприятия с существующей системой управления кадрами предприятия и перенос штатной структуры в системы СКУД «Кодос» и АУРВ «Инспектор трудовой дисциплины. Предприятие».
• Слежение за текущей позицией сотрудника в штатном расписании предприятия и установкой данных о пользователе в системах СКУД «Кодос» и АУРВ «Инспектор трудовой дисциплины. Предприятие» в соответствии с текущими системе учета кадров.
• Отслеживание текущего статуса сотрудника (имеются в виду проводки по допустимым отклонениям, которые проводятся в системе учета кадров) и установка режимов доступа сотрудников в соответствии с принятыми в системе правилами – например, временный запрет пропуска для сотрудника, находящегося в отпуске.
• Настройка правил доступа (маски проходов и уровней доступа) для позиций штатного расписания, что позволяет автоматически изменять права доступа на объект сотрудников при перемещении по штатному расписанию (переводы по должностям или подразделениям).
• Перенос данных о новых сотрудниках принятых на работу в СКУД и АУРВ – для нового сотрудника остается только выдать карту.
• Автоматическую блокировку пропуска уволенных сотрудников (после проводки в системе учета кадров).
• Синхронизация производится автоматически с указанной периодичностью или по команде администратора (оператора) системы.

Модуль синхронизации готовится индивидуально для конкретного предприятия и конкретной системы управления предприятием. Работа модуля обеспечивается с той СУБД, которую использует система управления предприятием.

Организация работы табельных бюро

Система предполагает организацию ежедневной работы табельщиков. Обеспечивается сетевая работа системы – множество копий программы одновременно взаимодействуют с базой данных с разных рабочих мест табельщиков.

Табельщик отвечает за ведение данных одного или нескольких подразделений. Администратор (старший табельщик) распределяет права и полномочия табельщиков, присваивая каждому пароль для авторизации и указывая его полномочия. Табельщик после авторизации получает возможность выполнения разрешенных действий только со «своими» подразделениями.

Все действия табельщиков регистрируются в архиве программы.

Администратор программы (старший табельщик) контролирует состояние работы табельщиков – просмотр истории работы табельщиков и закрытых табельных дней. Такой режим позволяет эффективно управлять работой штата табельщиков и оценивать объем работы перед завершением отчетного периода (месяца).

Ежедневная работа табельщика - формирование табельных данных за прошедший день (период), их анализ, на основании предоставляемых данных о перемещении сотрудников и списка возникших при расчете ошибок (журнал ошибок), и корректировку в соответствии с требованиями табельного учета:

• внесение изменений в текущий (или прошедший) рабочий график сотрудника,
• формирование табеля за указанный табельный день,
• просмотр сформированных табельных данных и анализ ошибок (данные табельного дня и журнал ошибок для данного сотрудника в одном окне),
• обработка ошибок (процедура подтверждения или исправления данных, соответствующих ошибке),
• закрытие табельного дня.

В систему включены механизмы учета уважительных причин отсутствия (больничные, отпуска, командировки и т.п.). Система ведет учет сверхурочных работ по типам (работа в выходной (при нулевом графике на учетную дату), до начала рабочего дня, после окончания рабочего дня).

Для "особых случаев" система имеет механизм учета «увольнительных записок» - уважительных причин отсутствия, которые выходят за рамки действующего законодательства.

Отчеты системы. Отчеты формируются в формате MS Excel. Отчеты сгруппированы по типам для удобства анализа. Каждый отчет содержит несколько листов-вкладок с дополняющей основную форму информацией. В состав программы входят следующие отчеты:

• Отчет об отработанном времени за произвольный период. Отчет на трех листах MS Excel. Содержит данные об использовании рабочего времени сотрудниками в подразделении. Представлен анализ отработанного времени и неявок по видам. Дополнительные листы – детальная расшифровка отклонений от рабочих графиков по каждому сотруднику (план, факт, отклонение) и отклонения (ошибки), которые обнаружены при формировании отчета. К таким отклонениям относятся отсутствие первого входа (последнего выхода) в контур учета, два входа или выхода подряд, отсутствие графика сотрудника или невыдача ему карты.
• Отчет о наличии сотрудников на рабочих местах. Представляет собой отчет на пяти листах MS Excel. Первый лист показывает итоговую сводку о наличии сотрудников в подразделении на указанную дату/время. Содержит информацию о количестве сотрудников по штату, количеству, которое должно присутствовать на данный момент по графику, количество присутствующих и отсутствующих по видам отсутствия. Дополнительные листы представляют собой расшифровки по присутствующим и нарушителям – список присутствующих, список отсутствующих по невыясненным причинам, список отсутствующих по уважительным причинам, список присутствующих вне графика.
• Списки нарушителей трудовой дисциплины. Формируется на указанную дату. Содержит следующие отчеты:
  • Список опоздавших.
  • Список ушедших раньше окончания рабочего дня.
  • Список отсутствующих.
  • Список приходивших вне графика.
  Каждый список содержит всю необходимую информацию для анализа ситуации и принятия решения, например, в списке ушедших раньше окончания рабочего дня для каждого нарушителя указывается время ухода запланированное и фактическое, разница, сведения об увольнительной, время неподтвержденного отсутствия (прогула).
• Отчет о нарушителях за прошедший день. Представляет собой отчет в котором указаны нарушители трудовой дисциплины за прошедший день с указанием вида нарушения. Дополнительный лист отчета содержит информацию об отклонениях (ошибках), которые обнаружены при формировании отчета.
• Итоговый отчет по нарушителям за период. Представляет собой отчет на 4-х листах MS Excel. Первый лист – итоговые отчеты по нарушителям в подразделениях, дополнительные листы – расшифровка по нарушителям (кто и когда). Каждый дополнительный лист соответствует виду нарушения – опоздание, преждевременное окончание рабочего дня, отсутствие по невыясненным причинам. Отчет формируется на указанный период.

Табели системы.Табели формируются в формате MS Excel. Каждый табель содержит несколько листов-вкладок с дополняющей основную форму информацией. Табели можно создавать по отдельному сотруднику, по выбранному подразделению, по бригаде. В состав программы входят следующие виды табелей:

• Табель выходов на работу. В табеле показываются данные об отработанном времени сотрудников, в том числе по видам отработанного времени, сведения о запланированном и неподтвержденном отсутствии, обобщенные данные об отработанном времени и неявках. При формировании табеля для подразделения, включающего в себя бригады, табель каждой бригады формируется на отдельном листе, на отдельном листе формируется табель сотрудников подразделения, не входящих в бригады. Дополнительный лист – информация по отклонениям (ошибкам), которые обнаружены при формировании отчета.
• Табель Форма Т-13. Стандартная, рекомендованная законодательством форма табеля учета рабочего времени. Дополнительный лист – информация по отклонениям (ошибкам), которые обнаружены при формировании отчета.
• Табель в одну строку. Табель учета использования рабочего времени, в котором данные каждого сотрудника размещены в одну строку (в остальных табелях в две строки). По содержанию соответствует табелю выходов на работу, дополнительно содержит данные об отработанном времени за первую половину месяца, аналогично табелю Т13. Дополнительный лист – информация по отклонениям (ошибкам), которые обнаружены при формировании отчета.
• Табель «приход-уход по графику». Табель, в котором в каждый рабочий день указываются сведения о времени первого входа и последнего выхода сотрудника в течение рабочего графика и времени ожидания (допустимых отклонений прихода-ухода). Также содержит данные об отработанном времени по видам. Дополнительный лист – информация по отклонениям (ошибкам), которые обнаружены при формировании отчета.
• Табель «приход-уход» без учета графиков». Табель, в котором в каждый рабочий день указываются сведения о времени первого входа и последнего выхода сотрудника, а также время присутствия в течение дня. Также содержит данные о днях и суммарном времени присутствия. Дополнительный лист – информация по отклонениям (ошибкам), которые обнаружены при формировании отчета.

По согласованию с заказчиком содержание и внешний вид отчетов может быть изменен. Существует возможность формирования любой другой отчетной документации по индивидуальному заказу.

Информация о конфигурации системы и происходящих в ней событиях сохраняется в центральной базе данных. «Инспектор трудовой дисциплины. Предприятие» представляет собой приложение, работающее по технологии клиент-сервер, в которой сервером является сервер системы управления базами данных (СУБД). Все рабочие места системы равноправны и работают с центральной базой данных, размещенной на сервере СУБД. Система поддерживает работу со следующим типами СУБД:

• FireBird 1.02;
• MS SQL 2000, 2005;
• Oracle 8i, 9i, 10i;

На средних и крупных предприятиях сервер СУБД испытывает достаточно большие расчетные нагрузки, поэтому не рекомендуется совмещать сервер СУБД с любым из рабочих мест системы. Сервер СУБД и базу данных системы рекомендуется размещать на отдельном компьютере по ресурсам соответствующем серверу СКУД. Желательно, чтобы сервер СУБД не использовался для других приложений, т.к. в моменты подготовки отчетов и расчета табелей он испытывает значительные расчетные нагрузки. Особых требований к оснащению рабочих станций операторов нет – на указанных рабочих станциях должно быть комфортно работать в операционных системах Windows-2000 или Windows XP.